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來源: admin  Time2021-12-28

在信息技術的大力推動之下各行各業都在逐步朝信息化方向發展,在不斷應用通信技術的基礎之上數字檔案開始得到發展。內容記載繁複以及管理過程繁複是傳統檔案管理工作的明顯缺陷,結合實際情況對先進技術的使用是完善上述現象的重要手段,同時檔案工作的管理效率也可在原有的基礎上實現最大限度的提升。現階段檔案管理工作正處於傳統檔案向數字化檔案過度的過程,必須在加強檔案管理的同時促使數字檔案取得發展與進步。

數字檔案的作用

(一)不斷促進信息資源實現數字化管理

對數字檔案進行建設與完善是數字化時代檔案信息資源管理的實質與目標,檔案室主要數字化的儲存與管理信息資源,因此數字檔案的建設過程離不開計算技術以及通信技術的支撐,也是在應用先進技術的基礎之上傳統檔案資料才能逐步實現向數字檔案的轉化。在檔案數字化管理的同時數字化最終會實現對檔案資源信息管理過程的直觀體現。

檔案信息資源是數字檔案的重要組成部分,我們可主要將其分為以下三種類型。第一種是傳統的檔案資源,第二種是視聽檔案資源,最後是在上述兩種資源結合的基礎之上對其進行數字化處理。在數字化以及信息化的迅猛發展之下,數字化是檔案信息資源管理的主要趨勢與方向。

(二)使得各種檔案資源進行處理的過程變得數字化

較為係統以及複雜是檔案信息資源管理工作的顯著特征,辦公業務是數字檔案建設過程必不可少的一部分,自動化以及數字化也是公業務必須逐漸實現的一個階段性目標,這是促使檔案信息資源管理工高效化以及係統化目標實現的必要手段。在實際對檔案信息資源進行綜合時必須實現對數字化手段的合理應用,條理清楚的圖書以及文檔需要在上述條件得到滿足後逐漸形成,並在實現與數字檔案室有效傳輸的基礎上開展科學的管理工作。檔案使用者可打破傳統檔案時間與空間上的限製隨時隨地的查詢以及調閱檔案。

(三)促進檔案信息資源共享

計算機網絡是數字檔案建設的基礎與前提,為促使各地的檔案資源實現資源共享的目標必須通過計算機網絡實現檔案的數字化建設。跨區域共享是資源共享的另一個目標。在數字檔案中,各地的信息資源用戶可將自身需求作為主要依據對所需信息資料進行下載,促使數字檔案資源信息共享的總目標得以順利實現。

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